Metroterkini.com - Mengganti sistem HRIS atau aplikasi payroll sering kali menjadi keputusan yang dilematis bagi perusahaan. Salah satu kekhawatiran terbesar yang dihadapi oleh tim HR adalah potensi gangguan terhadap perhitungan penggajian yang bisa menyebabkan ketidakpuasan karyawan dan masalah operasional. Meskipun pergantian HRIS dapat menghadirkan tantangan, dengan perencanaan yang tepat, proses tersebut bisa dijalankan tanpa mengganggu operasional penting, termasuk perhitungan penggajian.
Perhitungan gaji merupakan komponen krusial dalam operasional SDM. Kesalahan sedikit saja dalam penggajian bisa berdampak buruk pada kepuasan karyawan dan reputasi perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memastikan bahwa transisi ke HRIS baru berjalan lancar dan tidak menimbulkan gangguan pada proses penggajian.
Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa langkah strategis yang dapat membantu tim HR mengatasi kekhawatiran terkait penggantian HRIS dan menjaga kelancaran perhitungan gaji.
1. Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap kebutuhan HRIS
Langkah pertama dalam mengganti HRIS adalah melakukan evaluasi komprehensif terhadap kebutuhan perusahaan. Ini melibatkan diskusi antara tim HR, keuangan, dan manajemen puncak untuk menentukan fitur apa saja yang dibutuhkan dalam sistem baru. Beberapa pertanyaan penting yang perlu dijawab adalah:
- Apakah HRIS saat ini mampu memenuhi kebutuhan perusahaan yang terus berkembang?
- Fitur apa yang kurang dari sistem saat ini, dan apakah sistem baru dapat menyediakannya?
- Seberapa baik HRIS baru dapat menangani modul penggajian, termasuk perhitungan pajak, tunjangan, dan pemotongan gaji?
Dengan evaluasi yang komprehensif, tim HR dapat memastikan bahwa HRIS baru tidak hanya memenuhi kebutuhan penggajian, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
2. Pilih HRIS yang dapat terintegrasi dengan sistem penggajian
Salah satu faktor utama yang harus dipertimbangkan dalam memilih HRIS baru adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem penggajian yang sudah ada atau menyediakan modul penggajian internal yang andal. Kesalahan dalam perhitungan gaji sering kali disebabkan oleh ketidakcocokan antara HRIS dan sistem penggajian. Oleh karena itu, pastikan HRIS yang dipilih dapat dengan mudah terhubung dengan sistem penggajian yang sudah digunakan oleh perusahaan.
Beberapa HRIS modern sudah memiliki modul penggajian terintegrasi yang dapat menangani seluruh aspek terkait gaji, mulai dari perhitungan gaji pokok, tunjangan, pajak, hingga potongan gaji secara otomatis. Memilih HRIS yang mampu menangani perhitungan penggajian ini akan sangat membantu dalam mengurangi risiko kesalahan dan mempermudah proses transisi.
3. Migrasi data penggajian secara bertahap dan aman
Migrasi data merupakan salah satu tahapan yang paling krusial dalam proses penggantian HRIS. Proses ini harus dilakukan secara hati-hati dan bertahap untuk memastikan bahwa tidak ada data yang hilang atau salah dalam proses pemindahan. Data penggajian, termasuk informasi tentang gaji, tunjangan, bonus, dan potongan, harus dipindahkan dengan akurat ke dalam sistem baru.
Untuk menghindari kesalahan, perusahaan harus memastikan bahwa:
- Semua data penggajian telah dicadangkan sebelum dimulai proses migrasi.
- Data tersebut diuji secara menyeluruh setelah dipindahkan untuk memastikan tidak ada informasi yang hilang atau salah.
- Jika memungkinkan, lakukan uji coba penggajian dengan data kecil terlebih dahulu sebelum melakukan migrasi penuh.
Proses migrasi yang bertahap akan mengurangi risiko kesalahan besar yang dapat mengganggu proses penggajian rutin.
4. Pengujian sistem secara komprehensif
Pengujian merupakan langkah penting dalam transisi ke HRIS baru. Sebelum HRIS baru diimplementasikan sepenuhnya, penting untuk melakukan pengujian menyeluruh terhadap semua fitur yang berkaitan dengan penggajian. Pengujian ini mencakup:
- Perhitungan gaji bulanan.
- Penghitungan pajak dan pemotongan.
- Penggajian bagi karyawan dengan gaji tetap maupun karyawan kontrak.
Pastikan semua jenis skenario penggajian diuji, termasuk pembayaran bonus, komisi, dan tunjangan lainnya. Ini akan membantu memastikan bahwa sistem baru dapat menangani berbagai skenario yang terjadi di perusahaan. Melibatkan staf yang bertanggung jawab langsung terhadap penggajian dalam proses pengujian akan memastikan tidak ada detail yang terlewatkan.
5. Pelatihan intensif untuk Tim HR
Setelah HRIS baru dipilih dan diuji, penting bagi perusahaan untuk memberikan pelatihan intensif kepada seluruh tim HR, terutama mereka yang bertanggung jawab atas penggajian. Pelatihan ini harus mencakup cara menggunakan sistem baru, memproses penggajian, dan menangani kemungkinan masalah yang muncul selama proses transisi.
Tim HR harus memahami secara mendalam bagaimana sistem baru berfungsi, terutama dalam hal penggajian. Pelatihan ini juga dapat mencakup pengenalan fitur baru dalam HRIS yang dapat meningkatkan efisiensi, seperti otomatisasi penggajian, pelaporan penggajian yang lebih rinci, dan pengelolaan data karyawan yang lebih terstruktur.
6. Tentukan waktu yang tepat untuk transisi
Pemilihan waktu yang tepat sangat penting untuk memastikan bahwa transisi ke HRIS baru tidak mengganggu operasional penggajian. Waktu terbaik untuk melakukan pergantian sistem adalah di luar periode penggajian. Ini memberikan waktu yang cukup bagi tim HR untuk menyesuaikan diri dengan sistem baru tanpa tergesa-gesa.
Jika memungkinkan, lakukan pergantian setelah semua penggajian untuk periode tersebut telah diselesaikan. Dengan begitu, jika terjadi masalah atau penyesuaian yang diperlukan, tim HR masih memiliki waktu untuk memperbaiki tanpa menunda pembayaran gaji.
7. Dapatkan dukungan teknis dari vendor HRIS
Tidak semua masalah dapat diselesaikan secara internal, terutama jika terjadi kendala teknis selama proses transisi. Oleh karena itu, pastikan perusahaan memiliki dukungan teknis yang baik dari vendor HRIS. Vendor harus memiliki tim dukungan yang siap membantu jika terjadi masalah, khususnya terkait dengan modul penggajian.
Dukungan dari vendor sangat penting selama masa transisi, terutama dalam menangani masalah teknis yang mungkin timbul. Selain itu, vendor juga dapat membantu dalam hal pengaturan sistem agar sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan, seperti aturan pajak dan regulasi lokal.
8. Pantau dan evaluasi kinerja HRIS setelah implementasi
Setelah HRIS baru diimplementasikan, jangan langsung merasa aman. Pemantauan kinerja sistem secara berkala sangat penting untuk memastikan bahwa semua proses berjalan lancar, terutama dalam hal penggajian. Lakukan evaluasi setiap bulan untuk memastikan bahwa data penggajian akurat dan tidak ada masalah dalam perhitungan gaji, pajak, dan tunjangan.
Jika ditemukan masalah atau ketidaksesuaian dalam sistem, segera lakukan evaluasi bersama tim HR dan vendor untuk menemukan solusi yang tepat. Pemantauan ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi masalah lebih awal dan mencegah masalah yang lebih besar di kemudian hari.
Mengganti HRIS atau aplikasi payroll tidak perlu menimbulkan kekhawatiran besar bagi tim HR, asalkan dilakukan dengan perencanaan yang matang dan langkah-langkah yang tepat. Evaluasi kebutuhan perusahaan, pemilihan sistem yang tepat, migrasi data yang hati-hati, pengujian yang menyeluruh, serta pelatihan yang memadai adalah kunci sukses dalam memastikan bahwa penggajian tidak terganggu selama proses transisi.
Dengan persiapan yang matang dan dukungan teknis yang baik dari vendor, perusahaan dapat mengganti HRIS dengan lancar dan menghindari masalah yang sering kali dikhawatirkan, seperti keterlambatan penggajian atau kesalahan perhitungan gaji. Transisi yang sukses tidak hanya akan meningkatkan efisiensi operasional, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi seluruh karyawan. **
