[Artikel] Definisi administrator menurut bahasa diambil dari bahasa Belanda yaitu administrate yang artinya adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan kantor di antaranya catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya.
Sedangkan dalam bahasa Inggris (Administration) sebuah kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah disepakati secara bersama. Dengan kata lain administrator merupakan sebuah proses yang dilakukan oleh lebih dari satu orang tentang berbagai hal kegiatan yang menunjang keberhasilan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan bersama.
Administrator tidak hanya bekerja pada satu bidang saja, ada beberapa jenis administrator didalam dunia birokrasi baik itu pelayanan secara langsung maupun pelayanan secara digital, kali ini kita akan membahas beberapa jenis dan tugas dari seorang administrator.
a. Administrator Jaringan
Administrator Jaringan adalah orang yang mempunyai tugas untuk melakukan manajemen serta troubleshoot terhadap jaringan yang digunakan. Keluhan terkait kualitas jaringan juga menjadi tanggung jawab dari seorang administrator jaringan. Tidak hanya memantau tetapi seseorang administrator jaringan juga wajib mengetahui cara membuat sebuah jaringan komputer lokal yang bertujuan untuk saling berkomunikasi.
Pengembangan jaringan juga menjadi tanggung jawab seorang administrator jaringan, jadi apapun yang terkait pada jaringan disebuah tempat akan menjadi tanggung jawab seorang administrator jaringan.
b. Administrator Humas
Admin Humas biasanya mempunyai tugas dalam bidang manajemen media sosial dan juga pemberitaan keluar. Pada divisi inilah kata nama baik organisasi dipertaruhkan, sebisa mungking zero mistake dalam mengolah data adalah tugas utama dari Administrator Humas.
Administrator Humas juga biasanya mempunyai tugas membuat sebuah dokumentasi terkait responsi dari masyarakat serta media pesaing. Melakukan brainstorming terkait promosi produk organisasi berikutnya juga bisa melibatkan divisi humas.
c. Administrator Website
Admin Website mempunyai tugas yang beragam seperti contohnya membuat konten untuk website yang dikelola, memberikan feedback kepada pembaca konten website, menjaga keamanan server website dan peka dalam memilah plugin tambahan yang diperlukan oleh website juga menjadi salah satu tugas dari seorang Administrator Website.
Selain itu membuat rekapan juga kadang dilakukan oleh seorang administrator website apalagi bila website yang dikelola merupakan website pemerintah. Biasanya akan dimintain laporan terkait jumlah pengunjung dan feedback yang masuk.
Contoh tugas umum yang biasanya dilakukan oleh seorang administrator yaitu sebagai berikut.
• Membuat laporan-laporan yang dibutuhkan
• Menjaga sistem komputerisasi yang terpasang
• Memperbaiki sistem bila ada anomali
• Melakukan dokumentasi dari berbagai sumber data
• Mampu meningkatkan performa dari sistem yang digunakan
• Memahami sistem yang akan digunakan serta akan diterapkan
• Kemampuan analisasi sistem sehingga mengetahui apakah sistem berjalan lancar atau tidak.
Menjadi seorang administrator merupakan profesi yang memiliki tanggung jawab besar dalam suatu organisasi atau perusahaan. Bertanggung jawab dalam menjalankan organisasi bukanlah perkara mudah.
Selain perannya yang bertugas untuk memajukan suatu perusahaan, seorang admin juga harus menjadi sosok yang patut untuk di teladani. Nah, berikut ini merupakan beberapa tips menjadi seorang administrator yang baik dan handal :
• Bersikap tegas, selalu menegur karyawan/staff apabila pekerjaan yang telah dikerjakan tidak sesuai dengan harapan. Dan berilah kritik dan saran untuk mengatasi setiap masalah yang dihadapi oleh karyawan anda.
• Selalu dengarkan masukan, Dengarkan masukan dari setiap staff anda, termasuk yang besifat negatif, dan ragu untuk perbaiki diri jika dibutuhkan. Karyawan anda akan merasa dapat dipercaya dan berbicara dengan leluasa apabila anda selalu terbuka dan bersikap ramh terhadap mereka.
• Akui ketidaktahuan, Jika anda tidak mengetahui suatu hal tertentu, Anda wajib untuk bertanya. Mungkin itu akan terlihat bodoh, namun itu lebih baik dari pada harus sok tau. Hal itu lebih membantu anda u tuk berinteraksi dngan karyawan.
• Memiliki passion atas pekerjaan anda, Passion bukanlah sesuatu yang bisa di pelajari, ini adalah bagian dari dii anda. Ketika masalah dalam pekrjaan melanda, anda harus selalu ingat dengan passionyang anda miliki. Sehingga anda akan tetap bersemangat pergi ke kantor keesokan harinya.
• Terorganisir dengan baik, memiliki rencana kerja yang baik dan terorganisir merupakan hal penting bagi seorang admin.seorang administrator wajib memiliki renjana kerja jangka panjang, namun juga harus merancang rencana kerja hjangka pendeksetiap minggunya untuk menjaga produktifitas kerja anda.
• Kualitas dan Komitmen, tunjukkan komitmen anda dengan memberikan pengalaman yang positif terhadap produk jasa perusahaan. Dan berikan kualitas yang terbaik pada karyawan atau staff. Pastikan mereka menjalanipelatihan dan mampu menyerap informasi dengan baik.
Administrator bisa dikatakan orang-orang yang berasal dari kalangan orang baik, yang menguasai berbagai prinsip, metode, dan teknik yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi publik.
Sifat dan penguasaan tersebut menuntut administratorl sebagai sosok yang etis, rasional, pandai menggunakan prinsip, metode dan teknik-teknik sesuai dengan kebutuhan dan selalu peka terhadap kebutuhan masyarakat (responsive).
Administrator publik yang ideal adalah yang memiliki technical skills, human skills, konceptual skills, responsive terhadap institusi-institusi yang demokratis, berorintasi pada hasil, mampu mengembangkan jaringan kerja, dan memiliki kemampuan melakukan komunikasi dan menjaga keseimbangan antara keputusan dan kegiatan. (James.L. Perry (1989)
Tetapi dimasa sekarang kita juga perlu mempersiapkan generasi muda dalam ikut serta untuk berperan admnistrator, alasan yang dapat diperhitungkan jika generasi muda yang menjadi administrator di era society 5.0 adalah sebagai berikut:
1. Bergaya inklusif
Para milenial cenderung akan menjadi aadmkinistrator yang terbuka dan transparan, di mana kekuasaan dikesampingkan, dan sangat mengharapkan feedback yang membangun untuk kesuksesan diri, dan administrator sendiri ditugaskan untuk melayani masyarakat, jadi tidak ada lagi administrator yang kaku dan berlebel membosankan.
2. Pembinaan bagian penting dalam hubungan pekerjaan
Generasi muda menghindari peran manajemen yang berorientasi pada kekuasaan dan bersifat hierarki, yang menjadi ciri khas generasi yang lebih tua.
Selain itu, para calon administrator milenial juga memiliki keunggulan dalam aspek berkomunikasi dengan tim, menyatakan visi, dan membantu rekan kerja dalam perkembangan karirnya, dan mereka melihat bahwa penting untuk berkembang bersama, tidak hanya bekerja sama saja.
3. Sikap peduli yang lebih tinggi
Sebagai administrator yang bertugas untuk melayani publik sudah sepantasnya memiliki sikap kepedulian yang tinggi terhadap masyarakat, dan menurut survei bahwa administrator pada usia 25-34 tahun unggul dalam pemberdayaan. Sejalan dengan nilai-nilai milenial, mereka menunjukkan kepedulian terhadap masyarakat. Kompetensi ini akan semakin menunjukkan peningkatan seiring dengan pengalaman yang mereka dapatkan nanti.
Untuk menjalankan setiap tugas, tanggung jawab, serta komitmen bukanlah perkerjaan yang mudah bagi seorang administrator, mereka harus dapat bertahan dengan moto sepenuhnya untuk melayani masyarakat. Tapi tidak bisa dipungkiri bahwa tidak ada yang sempurna di dunia ini, meskipun kita telah berusaha tetap saja ada yang kurang atau tetap saja ada kesalahan yang selalu terdapat pada pelayanan masyarakat baik itu dari administratornya maupun dari masyarakat itu sendiri.
Dari sinilah para administrator harus selalu belajar dan berusaha untuk memberikan yang terbaik, mengorbankan sedikitnya jumlah waktu dan tenaga mereka semata-mata untuk mengabdi sebagai pelayan publik yang berkualitas, agar terciptanya kemudahan dalam masyarakat.
Menjadi administrator di masa yang serba digital kita memerlukan administrator yang kompeten, yang dapat menguasai semua lini dalam sistem informasi, sudah sepantasnya pihak-pihak terkait memperhitungkan untuk mengganti ke SDM yang lebih muda dan mumpuni, baik dalam segi teknologi dan sebagainya. [**]
Penulis : M. Arphin Dita - Ilmu Administrasi Publik, Universitas Riau, angkatan 2020
